Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau

Was genau macht ein/e Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau?

Veranstaltungskaufleute übernehmen äußerst vielfältige Aufgaben, darunter:

• Kundenakquise, Beratung und Betreuung
• Konzeption und Organisation von Veranstaltungen
• Entwicklung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen
• Kaufmännische Verwaltungsaufgaben wie Kostenkalkulation und Angebotserstellung

Der Berufsalltag als Veranstaltungskaufmann oder Veranstaltungskauffrau ist äußerst abwechslungsreich und erfordert eine Kombination aus organisatorischem Geschick, Kreativität und Flexibilität. Kein Tag gleicht dem anderen, da du in unterschiedlichen Phasen der Eventplanung und -durchführung aktiv bist.

In der Planungsphase beschäftigst du dich intensiv mit der Konzeption von Veranstaltungen. Das bedeutet, dass du zunächst die Wünsche und Vorstellungen deiner Kunden oder Auftraggeber besprichst. Auf dieser Grundlage entwickelst du erste Ideen, kalkulierst Budgets und erstellst Zeitpläne. Dabei kümmerst du dich um die Auswahl geeigneter Locations, buchst Dienstleister wie Caterer, Techniker oder Künstler und klärst vertragliche Details. Auch rechtliche Aspekte wie Sicherheitsvorschriften oder Genehmigungen gehören zu deinen Aufgaben.

Die Vorbereitungen laufen oft auf Hochtouren, insbesondere je näher das Event rückt. Du koordinierst den Aufbau, organisierst die Lieferung von Equipment und kontrollierst, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben im Zeitplan erfüllen. Häufig bedeutet das auch, vor Ort präsent zu sein und den Ablauf zu überwachen. Kommunikation ist dabei das A und O – du stehst in engem Kontakt mit deinem Team, externen Partnern und den Kunden.

Am Tag der Veranstaltung bist du die zentrale Ansprechperson, die sicherstellt, dass alles reibungslos funktioniert. Du prüfst, ob die Technik wie geplant funktioniert, koordinierst den Ablauf und bist bereit, auf spontane Herausforderungen zu reagieren – sei es ein unerwartetes Problem mit der Beleuchtung, eine Verspätung oder eine kurzfristige Änderung im Programm. In dieser Phase ist es wichtig, ruhig und lösungsorientiert zu bleiben.

Nach dem Event endet deine Arbeit nicht. Du wertest den Verlauf aus, sammelst Feedback und stellst sicher, dass alle Abrechnungen korrekt sind. Diese Nachbereitung hilft dir, zukünftige Veranstaltungen noch besser zu planen und Kunden zufriedenzustellen.

Dein Arbeitsplatz ist so vielfältig wie deine Aufgaben: Du arbeitest sowohl im Büro, wo du Planungen und organisatorische Aufgaben erledigst, als auch direkt vor Ort bei den Veranstaltungen. Dabei bist du ständig im Austausch mit Menschen – von Kunden über Dienstleister bis hin zu Künstlern. Der Berufsalltag ist dynamisch und oft fordernd, aber gerade die Mischung aus kreativer Gestaltung und praktischer Umsetzung macht den Beruf so spannend und erfüllend.

Was ist der Unterschied zwischen einem Veranstaltungskaufmann und einem Eventmanager?

Eventmanager und Veranstaltungskaufleute haben ähnliche Aufgaben, und die Begriffe werden oft synonym verwendet. Dennoch gibt es einen klaren Unterschied: Veranstaltungskaufmann ist ein anerkannter Ausbildungsberuf, während Eventmanager eine zusätzliche Weiterbildung darstellen.

Die Unterschiede in den Aufgaben sind ebenfalls subtil: Veranstaltungskaufleute übernehmen auch kaufmännische Tätigkeiten wie Kostenkalkulation und Rechnungswesen – solche administrativen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben gehören nicht zum Aufgabenbereich von Eventmanagern. Eventmanagement konzentriert sich hauptsächlich auf die Organisation von Veranstaltungen.