Telefoninterview

Kurzfassung: Ein Telefoninterview (auch telefonisches Vorstellungsgespräch, Screening-Call) ist häufig der erste echte Kontakt zwischen dir und einem Unternehmen – kurz, fokussiert und mit klarer Agenda. In 10–30 Minuten prüft HR oder der Fachbereich, ob Motivation, Grundlagenwissen, Rahmenbedingungen (Starttermin, Verfügbarkeit) und Soft Skills passen. Dieser Leitfaden erklärt leicht verständlich, wie du dich vorbereitest, welche Fragen im Telefoninterview wirklich vorkommen, wie du STAR-/CAR-Beispiele kurz und überzeugend erzählst, Technik & Umgebung optimal einstellst, No-Gos vermeidest, nach dem Telefoninterview professionell nachfasst – und wie du aus dem Anruf die Einladung in die nächste Runde machst.

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Telefoninterview – Überblick & Definition (Screening-Call, telefonisches Vorstellungsgespräch)

Was ist ein Telefoninterview?

Ein Telefoninterview ist ein kurzes, strukturiertes Gespräch per Telefon zwischen Bewerbenden und Unternehmen. Ziel ist die Vorauswahl: Passt das Profil grundsätzlich? Stimmt die Motivation? Sind wesentliche Rahmenbedingungen (Start, Stunden, Pendelweg, Gehaltsrahmen) realistisch?

Position im Recruiting-Funnel

Meist kommt der Call nach der Sichtung deiner Unterlagen und vor einem Video- oder Vor-Ort-Interview. Für Ausbildungsplätze, duale Studiengänge und Einstiegsjobs dient das Telefoninterview als effizienter Passungscheck.

Telefoninterview vs. Video-/Vor-Ort-Gespräch

• Telefon: schnell, kamera- und ortsunabhängig, Fokus auf Stimme & Klarheit.
  
• Video: zusätzliche Ebene (Mimik/Gestik, Technik), eignet sich für längere Gespräche.
  
• Vor Ort: für finale Eindrücke, Team- und Arbeitsplatzgefühl.
  

Tipp: Nutze das Telefoninterview, um Hürden früh zu klären (z. B. Schulzeiten, Blockunterricht, Schichtbereitschaft).

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Ziele & Ablauf aus Recruiter-Sicht: Was wird im Telefoninterview geprüft?

Ziele

1. Motivation & Role Fit: Warum diese Ausbildung/Job? Was reizt dich am Unternehmen?
   
2. Basis-Skills & Soft Skills: Verständliche Antworten, kundenorientierter Ton, Teamfokus.
   
3. Rahmenbedingungen: Starttermin, Verfügbarkeit, Schichten, Pendeln, grobe Vergütungserwartung.
   
4. Nächste Schritte: Einladung, Case/Probearbeit, Unterlagen.
   

Typische Agenda (20–30 Minuten)

1. Begrüßung & Vorstellung (2–3 Min)
   
2. Kurzpitch zu dir: CV in 60–90 Sekunden (2–3 Min)
   
3. Fragen des Unternehmens (10–15 Min)
   
4. Deine Rückfragen (3–5 Min)
   
5. Next Steps & Timing (1–2 Min)
   

Pro-Tipp: Schreibe dir die Agenda groß auf ein Blatt – das gibt Orientierung und reduziert Nervosität.

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Formate & Varianten des Telefoninterviews

• HR-Screening: Fokus auf Motivation, Basics, Verfügbarkeit; Dauer 10–15 Min.
  
• Fachbereichs-Call: erste fachliche Mini-Checks (z. B. Logik, Kundenfall), 20–30 Min.
  
• Einzel- vs. Panel-Call: manchmal schaltet sich eine zweite Person dazu (HR + Fachausbilder:in).
  
• Inbound/Outbound: Einladung per E-Mail und du rufst an oder das Unternehmen ruft dich an; Rückrufzeiten werden vereinbart.
  

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Terminierung & Bestätigung: Einladungs-Mail, Vorschläge, Kalendereintrag

Einladungs-E-Mail (Beispiel)

Betreff: Einladung Telefoninterview – Ausbildungsplatz Kauffrau/-mann (m/w/d)
Hallo Frau/Herr Muster,
vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir würden Sie gern zu einem Telefoninterview (15–20 Min) einladen.
Vorschläge: Di 16:30, Mi 10:00, Do 14:00 (Zeitzone: CET).
Bitte bestätigen Sie einen Termin oder schlagen Sie Alternativen vor.
Freundliche Grüße, …

Deine Bestätigung (Kurzvorlage)

Betreff: Bestätigung Telefoninterview – [Name]
Hallo Frau/Herr …,
vielen Dank für die Einladung. Mi, 10:00 Uhr passt sehr gut. Sie erreichen mich unter +49 ….
Ich freue mich auf das Gespräch.
Freundliche Grüße, …

Kalendereintrag: Titel „Telefoninterview – Firma – Rolle“, Einwahldaten, Ansprechpartner:in, Fragenliste als Notiz anhängen.

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Vorbereitung Bewerbende: Recherche, Walkthrough, Fragenliste

1) Stellenanzeige & Firma recherchieren

• 3–5 Kernaufgaben, 3 Muss-Kriterien, 3 Kann-Kriterien markieren.
  
• Unternehmensprofil: Produkt/Dienstleistung, Standort(e), Teamgröße grob, Werte.
  

2) CV-Walkthrough (60–90 Sekunden)

Baue deinen Kurzpitch: Vergangenheit → Gegenwart → Zukunft.

• Vergangenheit: 1–2 Stationen/Erfahrungen (Schule, AG, Praktika).
  
• Gegenwart: Stärken/Skills mit Mini-Beispiel.
  
• Zukunft: Motivation für genau diese Ausbildung/Abteilung.
  

Beispiel (Azubi, kaufmännisch):
„Ich bin …, habe mich in der Schülerfirma um Bestellungen und Kassenauswertungen gekümmert und im Praktikum im Einzelhandel den Wareneingang und Kundendialog kennengelernt. Besonders motiviert mich die Kombination aus Organisation und Service – darum passt die Ausbildung bei Ihnen, vor allem mit Filialrotation und Schulungsprogramm.“

3) Fragenliste & Notizvorlage

• Fragen an das Unternehmen (3–5 Stück): z. B. „Wie sieht die Einarbeitung in den ersten 6 Wochen aus?“, „Welche Schulungen für Azubis gibt es?“
  
• Notizen-Layout: 2 Spalten (Frage → Kürzel der Antwort); kein Tippen auf der Tastatur (klingt laut) – lieber Stift & Papier.
  

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Technik & Umgebung: Headset, Empfang, ruhiger Raum

• Handy vs. Festnetz: Festnetz ist stabil, aber guter Handyempfang + Headset ist meist völlig ausreichend.
  
• Akku: >80 % oder am Ladegerät; Nicht stören aktivieren.
  
• Ruhiger Raum: Fenster zu, keine Störquellen (Haustiere, Mitbewohner).
  
• Datenschutz: keine sensiblen Firmendaten offen herumliegen; Gespräch nicht mitschneiden, es sei denn, es liegt eine Einwilligung vor.
  
• Plan B: Bei Störgeräuschen/Abbruch höflich ansprechen: „Darf ich kurz das Fenster schließen/neu wählen?“
  

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Gesprächsstruktur im Telefoninterview: Leitfaden für dich

1. Begrüßung („Guten Tag, hier ist … – vielen Dank für die Einladung. Hören Sie mich gut?“)
   
2. Small Talk kurz („Ich freue mich, mehr über die Ausbildung und Ihr Team zu erfahren.“)
   
3. CV-Kurzprofil (60–90 Sek.)
   
4. Fragen des Unternehmens – ruhig, klar, Beispiele geben.
   
5. Deine Rückfragen: 2–3 gut vorbereitete Punkte.
   
6. Abschluss: „Wie sehen die nächsten Schritte und Zeitpläne aus?“
   

Merksatz: Kürze + Klarheit schlagen lange Monologe.

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Sprache & Ton: Deutlich, freundlich, mit Pausen

• Sprechtempo: lieber einen Tick langsamer als im Alltag.
  
• Deutlichkeit: kurze Sätze, klare Aussagen („Ich habe …“, „Ich kann …“, „Ich möchte …“).
  
• Lächeln hört man: Stimme wirkt wärmer.
  
• Pausen: bewusst setzen; nach wichtigen Punkten kurz Luft holen.
  
• Füllwörter („äh“, „sozusagen“) reduzieren; zur Not kurz notieren: „Pause lassen“.
  

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Aktives Zuhören & Fragetechnik

• Paraphrasieren: „Habe ich richtig verstanden, dass …?“
  
• Rückfragen nutzen, um STAR-Beispiele zu platzieren („Soll ich kurz schildern, wie ich das im Praktikum gelöst habe?“).
  
• Notizen: Stichworte, keine Romane. Kuli statt Tastatur.
  

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Häufige Fragen im Telefoninterview (mit Antwortmustern)

1. Warum diese Ausbildung/dieses Unternehmen?
   → Motivation + Bezug zur Anzeige („Mich reizt X, weil … – bei Ihnen besonders spannend: Y“).
   
2. Stärken/Schwächen?
   → Eine Stärke mit Mini-STAR (Situation–Aufgabe–Aktion–Resultat).
   → Eine Lernbaustelle mit Plan („Ich arbeite daran, indem …“).
   
3. Verfügbarkeit & Rahmen
   → Starttermin, Stunden, Schichten, Pendelzeit ehrlich angeben.
   
4. Gehalt/Vergütung (je nach Rolle)
   → Bei Ausbildung: Tarif/branchenübliche Vergütung anerkennen; bei Einstiegsjob: Marktspanne nennen.
   
5. Kunden-/Team-Situation
   → Kurzes Beispiel, wie du freundlich kommunizierst oder Konflikte löst.
   

Kurzformel für gute Antworten: Behauptung → Beleg → Nutzen/Transfer.

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STAR-/CAR-Methoden am Telefon: kurz, konkret, wirkungsvoll

STAR = Situation – Task – Action – Result.
CAR = Challenge – Action – Result.

Beispiel (Service):

• S: Im Praktikum gab es lange Wartezeiten an der Info.
  
• T: Gäste beruhigen und Reihenfolge klären.
  
• A: Nummernsystem erklärt, Wartezeit transparent angekündigt, Wasser angeboten.
  
• R: Beschwerden gingen zurück, Kolleg:innen übernahmen das System.
  

Tipps:

• 30–60 Sekunden pro Beispiel.
  
• Zahlen nennen, wenn möglich („2 Minuten schneller“, „3 Fehler weniger“).
  
• Abschluss mit Transfer: „So würde ich das auch bei Ihnen angehen.“
  

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Azubi-/Schülerfokus im Telefoninterview

• Belege ohne Berufserfahrung: Schulprojekte, AG, Schülerfirma, Ferienjob, Praktika – jeweils mit Rolle und Ergebnis.
  
• Berufswahlmotivation: Warum dieser Ausbildungsberuf? Was macht dir daran Spaß?
  
• Blockunterricht/Schule: Offene Fragen klären (Wege, Tage, Prüfungen).
  
• Eltern: Falls relevant, Selbstständigkeit betonen („Ich koordiniere Termine selbst“).
  

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Fachliche Mini-Checks: Was kann kommen?

• Grundwissen & Logik (z. B. „Wie würden Sie … strukturieren?“).
  
• Mathe/IT/Technik-Light (Prozent, Dreisatz, einfache IT-Frage).
  
• Kunden-/Servicefall („Kunde ist unzufrieden – was tun?“).
  

Vorbereitung: 3–5 typische Szenarien deines Berufsfeldes auf Karteikarten.

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Soft Skills am Telefon zeigen

• Teamfähigkeit: „Ich stimme Aufgaben ab, gebe kurze Status-Updates.“
  
• Serviceorientierung: freundliche Tonalität, Danke, Bitte, Lösungsfokus.
  
• Zuverlässigkeit: pünktlich, Zusagen halten, Notizen machen.
  
• Lernbereitschaft: „Feedback setze ich um, z. B. habe ich … verbessert.“
  

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Cultural Fit & Werte, Verfügbarkeit & Rahmen

• Warum diese Firma? → Werte/Produkte nennen, die dich überzeugen.
  
• Team-/Arbeitsstil: lieber konkret („Ich mag klare Checklisten & kurze Daily-Absprachen“).
  
• Schicht-/Wochenendbereitschaft: ehrlich + ggf. Alternativen.
  
• Starttermin, Stundenmodell, Pendelzeit: realistisch einschätzen.
  

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Gehaltsvorstellung & Benefits (rollenabhängig)

• Ausbildung: Tarif/branchenüblich akzeptieren; Zusatzleistungen (Jobticket, Zuschläge) erfragen.
  
• Einstieg: Marktspanne vorbereitet (Brutto/Jahr, Verhandlungsbereitschaft), Fokus auf Gesamtpaket (Weiterbildung, Schichten, Boni, Urlaub).
  

Formulierung:
„Mir ist wichtig, dass das Gesamtpaket passt. Nach meiner Recherche liegt die Spanne bei … – ich bin offen, wenn Entwicklungsmöglichkeiten gegeben sind.“

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Recht & Compliance: DSGVO, AGG – sicher auftreten

• Aufzeichnung: Nur mit Einwilligung zulässig. Fehlt sie, keine Aufnahme.
  
• AGG: Unzulässige Fragen (z. B. Schwangerschaft) müssen nicht beantwortet werden; höflich zurück auf die Rolle führen.
  
• Datenschutz zu Hause: Gesprächsinhalte nicht öffentlich wiedergeben.
  

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Barrierefreiheit & Inklusion

• Alternativen anbieten/nachfragen: Video mit Transkript, Schrifttelefon, Chat.
  
• Begleitperson/Assistenz: je nach Bedarf möglich.
  
• Nachteilsausgleich: offen ansprechen – Professionalität punktet.
  

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International & Sprache, Telefoninterview vs. Videocall

• Sprachwahl: Vorab klären, Deutsch/Englisch gemischt ist häufig ok.
  
• Akzente: Nachfragen ist professionell („Könnten Sie das bitte wiederholen?“).
  
• Zeitzonen: In der Einladung explizit angeben.
  

Telefon vs. Video:
Telefon entlastet visuell, stärkt Fokus auf Inhalt & Stimme. Video zeigt Gestik/Mimik, kann aber technisch ablenken. Für erste Screenings ist Telefon oft ideal.

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Rollen, Dauer & Timing

• Rollen: Recruiter:in (Gesamtprozess), Hiring Manager oder Ausbilder:in (Fachfragen).
  
• Dauer: 10–15 Min (Screening), 20–30 Min (vertieft).
  
• Timing: Pünktlich anrufen/abheben; Puffer einplanen, falls es etwas länger wird.
  

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No-Show & Rückruf, Störfälle & Notfallplan

• Nicht erreichbar? → Rückrufbitte per E-Mail/SMS: „Es tut mir leid, ich war kurzfristig verhindert. Gern neuer Termin: …“
  
• Störungen (Lärm, Empfang): offen ansprechen, neu einwählen, ggf. Festnetz anbieten.
  
• Eskalation: Wenn gar nichts geht, proaktiv neuen Slot vorschlagen.
  

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Rollenspielszenarien: branchenspezifische Beispiele (Kurz & knackig)

Sales/Service

Einwandbehandlung: Kunde ist unzufrieden → verstehen, entschuldigen, Lösung anbieten, Absicherung („Ist das so für Sie in Ordnung?“).
Abschlussfrage: „Was wäre jetzt ein guter nächster Schritt für Sie?“

IT/Tech (Telefonscreen)

Pseudocode/Logik mündlich erklären, Fehlersuche beschreiben, Doku erwähnen (Ticket, Readme).

Handwerk/Produktion

Sicherheitsbewusstsein betonen: PSA, Freigaben, Checklisten. Teamarbeit & Schichtlogik realistisch.

Pflege/Soziales

Empathie zeigen, Grenzen kennen (Weitergabe an Fachpersonal), Dokumentation sauber.

Kaufmännisch/Handel

Kundenfokus, Zahlen-/Orga-Routine, Kassensituationen (Differenzen, Abläufe, Vier-Augen-Prinzip).

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Do’s & Don’ts, Follow-up & Dankesmail, Absage & Feedback, Einladung zum nächsten Schritt

Do’s & Don’ts (Top 10)

Do: pünktlich, ruhiger Ort, klare Antworten, Beispiele, Rückfragen, Stift+Papier, Lächeln, Wasser bereit, Agenda im Blick, Abschlussfrage.
Don’t: unterwegs telefonieren, nebenbei tippen/essen, Monologe, schlecht über Ex-Chefs reden, falsche Angaben.

Follow-up & Dankesmail (Vorlagen)

Dank + 3 Kernpunkte:

Betreff: Danke für das Telefoninterview – [Name]
Hallo Frau/Herr …,
danke für das freundliche Gespräch heute. Besonders spannend fand ich [Thema 1].
Gern bringe ich [Skill/Beispiel] ein und kann ab [Starttermin].
Ich freue mich auf die nächsten Schritte.
Viele Grüße, …

Absage & Feedback

Kommt eine Absage, frage kurz & konstruktiv nach Lernpunkten und biete Talentpool an. Das zeigt Professionalität.

Einladung

Erhältst du eine Einladung: Zeit bestätigen, Unterlagenliste prüfen (Zeugnisse, Nachweise), ggf. Case/Probearbeit vorbereiten.

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Tools & Vorlagen: ATS, Termin-Tools, Gesprächsleitfaden

• Kalendereinladung/ICS akzeptieren; Erinnerung (24 h/2 h).
  
• SMS-/Mail-Reminder (bei Unternehmen üblich).
  
• Scorecards auf Unternehmensseite: Bleib bei klaren, belegten Aussagen.
  

Mini-Leitfaden für dich (Talk-Track):

• 0:00 Begrüßung + Toncheck
  
• 0:30 Kurzpitch (90 Sek.)
  
• 2:00 Fragen des Unternehmens (STAR)
  
• 12:00 Rückfragen (3 Stück)
  
• 15:00 Next Steps + Dank
  

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KPIs & Funnel, Employer Branding am Telefon

• Teilnahmequote: Einladungen → tatsächliche Telefonate.
  
• Conversion: Telefoninterview → Einladung 2. Runde.
  
• Time-to-Hire: Geschwindigkeit im Prozess.
  

Als Bewerber:in kannst du davon profitieren, wenn du klar und schnell kommunizierst – das stärkt auch das Employer Branding-Bild der Firma und deine Wahrnehmung als Profi.

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Häufige Mythen über Telefoninterviews

• „Nur Small Talk.“ – Falsch: Es gibt eine Agenda und klare Kriterien.
  
• „Gehaltsfrage ist tabu.“ – Hängt von der Rolle ab; im Einstieg kann ein Rahmen sinnvoll sein.
  
• „Ohne Berufserfahrung keine Chance.“ – Deine Beispiele aus Schule/AG/Praktika zählen!
  

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Checklisten & Spickzettel

Countdown-Planung

• 24 Stunden vorher: Anzeige & Firma lesen, 3 Beispiele notieren, Fragenliste schreiben.
  
• 1 Stunde vorher: Raum vorbereiten, Wasser, Stift+Papier, Handy laden, „Nicht stören“.
  
• 10 Minuten vorher: Kurzpitch laut üben, Headset checken, Uhr/Uhrzeit im Blick.
  

Fragenkatalog (Auswahl)

• „Wie sieht die Einarbeitung in den ersten 6 Wochen aus?“
  
• „Welche Schulungen/Prüfungen erwarten mich im ersten Jahr?“
  
• „Mit wem arbeite ich im Alltag am meisten zusammen?“
  
• „Wie sieht der nächste Schritt im Prozess aus?“
  

Notizlayout (einfach)

Thema	Stichwort	To-Do
Einarbeitung	Mentoring, Plan	ggf. nachfragen
Schule/Block	Zeiten	Kalender prüfen
Schicht	möglich	klären
Next Steps	Termin	Mail vorbereiten

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Praxis-Templates: STAR-Snippets nach Berufsfeld

Handel/Service – Kundenbeschwerde

• S: Kunde reklamierte beschädigte Ware.
  
• T: Ruhig bleiben, Lösung finden.
  
• A: Entschuldigt, Austausch angeboten, Rückfrage zur Verbesserung aufgenommen.
  
• R: Kunde zufrieden, positives Feedback an Team.
  

IT – Fehlersuche

• C: App stürzte bei Anmeldung ab.
  
• A: Logs geprüft, Steps reproduziert, Fix dokumentiert.
  
• R: Fehler behoben, Ticket geschlossen, Lessons Learned geteilt.
  

Produktion – Qualität

• S: Serienfehler an Station 3.
  
• T: Ursache finden, Ausschuss reduzieren.
  
• A: Checkliste ergänzt, Messpunkte doppelt prüfen.
  
• R: Ausschuss -30 % in zwei Wochen.
  

Pflege/Soziales – Kommunikation

• S: Bewohner:in verunsichert.
  
• T: Ruhe & Orientierung geben.
  
• A: ruhig erklärt, Orientierungshilfen angebracht, Info an Team.
  
• R: Situation stabil, Dank von Angehörigen.
  

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Mini-FAQ Telefoninterview

Wie lang dauert ein Telefoninterview?
Zwischen 10–15 Minuten (Screening) und 20–30 Minuten (vertieft).

Was, wenn ich eine Frage nicht weiß?
Kurz zugeben, Struktur zeigen, wie du vorgehen würdest („Ich würde X prüfen, Y fragen, Z testen“).

Was ziehe ich an?
Am Telefon „unsichtbar“ – aber aufrecht sitzen, angezogen sein hilft der Haltung und Stimme.

Kann ich nach dem Status fragen?
Ja, freundlich nach 3–5 Werktagen mit kurzer Follow-up-Mail.

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Mach aus deinem nächsten Telefoninterview eine Einladung in die 2. Runde:

1. Schreibe deinen 90-Sekunden-Pitch (Vergangenheit–Gegenwart–Zukunft) auf eine Karte.
   
2. Notiere 3 STAR-Beispiele aus Schule/AG/Praktikum – je max. 60 Sek.
   
3. Richte heute deinen Interview-Ort ein (Headset, „Nicht stören“, Notizlayout, Wasser).
   
4. Erstelle deine Dankesmail-Vorlage – dann musst du sie nur noch personalisieren.
   

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